软件企业申请补贴需要遵循以下步骤和条件：
了解政策要求
企业需具备独立法人资格，并且是增值税一般纳税人。
拥有嵌入式软件产品的自主知识产权，如软件著作权或专利等。
软件需是企业自行开发生产，嵌入在计算机硬件或设备中并随其一并销售。
具备完整的软件功能和技术文档。
准备相关材料
省级软件产业主管部门认可的软件检测机构出具的检测证明材料。
软件产业主管部门颁发的《软件产品登记证书》或著作权行政管理部门颁发的《计算机软件著作权登记证书》。
企业财务报表、纳税申报表等财务资料。
销售合同和发票等销售相关证明材料。
根据政策要求提供的其他相关证明材料。
计算退税金额
确定当期嵌入式软件产品销售额，即当期嵌入式软件产品与计算机硬件、机器设备销售额合计减去当期计算机硬件、机器设备销售额。
计算嵌入式软件即征即退税额的公式为：即征即退税额 = 当期嵌入式软件产品增值税应纳税额 - 当期嵌入式软件产品销售额×3%。
提交申报材料
按照主管税务机关要求，在规定时间内提交申报材料，并填写软件产品增值税即征即退申报表和软件产品销售明细表等申报表格。
确保所提交材料的真实性与完整性。
审核与退税
主管税务机关会展开严格审核，审核内容包括销售额核查、进项税额核查以及应退税款核查等方面。
审核通过后，税务机关会依照政策规定将应退税款退还给企业。
注意事项
企业应及时核对退税金额，若有异议可与税务机关及时沟通解决。
部分地区的补贴政策可能对申请人所在地域有限制，建议咨询当地相关部门了解具体政策。
通过以上步骤，软件企业可以顺利完成补贴的申请。建议企业在申请过程中，与专业辅导机构合作，以确保材料的准确性和完整性，从而提高申请成功率。