案卷号是指 档案的一个编号,用于标识和追踪档案的整理、分类和存储。它是档案管理中的一项重要基础性工作,科学的编制案卷号有利于档案的管理和利用,满足档案服务的需求。
具体来说,案卷号的作用包括:
便于管理和检索:
通过案卷号,可以快速找到特定的档案或文件,提高档案管理的效率。
保持档案的完整性:
案卷号有助于确保档案的连续性和完整性,便于档案的利用和传承。
有利于档案的保管和利用:
科学的编制案卷号,有利于档案的管理和利用,满足档案服务的需求。
在实际操作中,案卷号的编制通常遵循一定的规则,例如:
案卷号可以是目录内案卷编排的顺序号,按自然数为序,每卷一个号。
案卷号也可以是按照一定的顺序对装订后的档案编制的顺序号,同一类别的档案一般从“1”开始编制。
案卷号的编制还应遵循唯一性原则,即一个代码只表示一个编号对象,一个档案馆内不得有重复的全宗号,一个全宗内不得有重复的案卷目录号,一个案卷目录内不得有重复的案卷号,一个案卷内不得有重复的件号、页(张)号。
综上所述,案卷号是档案管理中不可或缺的一部分,通过合理的编制和管理,可以显著提高档案的利用效率和管理水平。