前台文员是公司重要的门面代表,主要职责包括:
接待客人:
负责接待来访客户,提供基本咨询和引见,并确保保持良好的礼节礼貌。
回答电话:
接听前台服务热线的电话,进行电话转接,并认真记录重要事项,及时传达给相关人员,确保不遗漏、不延误。
处理邮件和文件:
收发传真、快递和报刊,管理办公用品,打印、复印文件,并整理保管各种表格和档案资料。
登记和引导:
对来访客人进行登记,并引导他们前往相关部门,同时及时通知被访人员。
维护办公环境:
保持公司前台或咨询接待室的卫生清洁,整理桌椅摆放,确保办公区的整洁有序。
协助行政工作:
接受行政经理的工作安排,协助人事文员完成其他行政事务,如考勤统计、办公用品管理等。
安排差旅和会议室:
协助安排会议室预定和差旅事宜,包括机票、酒店预订等。
处理客户投诉:
及时填写客户投诉登记表,并第一时间传达到客户服务团队,定期汇总客户投诉记录并反馈给相关部门。
其他临时工作:
完成公司领导交办的其他临时性工作任务。
前台文员需要具备良好的沟通能力、亲和力、耐心和细心等素质,以确保前台工作的高效和准确。