使用软件管理纸质档案，可以遵循以下步骤：
创建档案分类架构
根据《中华人民共和国档案法》和相关档案管理办法，建立符合企业需求的档案分类体系。这通常包括党群工作、行政管理、经营管理等多个一级类目，并根据实际情况增设一级类目。
取卷与档案定义
从库房中取出需要数字化的纸质案卷，并准确记录其物理存放位置。在档案管理系统中定义档案的属性信息，如果系统已存在所需案卷信息，则可以省略此步骤。
拆卷与录入卷内文件信息
手工拆除案卷装订，检查案卷的完整性和准确性，包括缺页、漏页等错误。如果案卷属性信息已保存在系统中，执行取消注册功能。然后录入卷内文件的属性信息。
扫描与OCR文字识别
对卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件上传到档案管理系统。使用OCR（光学字符识别）软件将纸质档案转化为可编辑的电子文本，便于后续管理和检索。
数字化处理与上传
将纸质档案通过扫描仪或拍照设备转化为图像，然后使用OCR软件进行识别和转换，生成可编辑的电子文本。数字化后的档案可以存储在数据库中，方便管理和检索。
信息检索与利用
用户可以通过输入关键词或短语，在数字化档案中进行快速检索。OCR软件能够准确识别文本内容，提供相关的检索结果，提高了档案的利用效率。
数据录入与管理
在档案管理软件中录入卷内文件信息，包括文件名称、日期、作者等属性。软件还提供权限管理功能，限制不同员工对档案的访问权限，保护企业的机密信息。
协作与版本控制
档案管理软件支持多人同时编辑同一份文件，自动合并修改，避免版本冲突和重复工作。同时，记录文件的修改历史，方便员工追溯和恢复之前的版本。
系统维护与更新
定期维护档案管理系统，确保其运行稳定，并对系统进行必要的更新和升级，提升系统的处理能力和安全性能。同时，制定并执行档案信息的安全保护策略，确保档案数据的安全。
通过以上步骤，可以有效地使用软件管理纸质档案，实现档案的数字化、安全化、高效化管理。选择适合的档案管理软件，明确所需功能，注意软件的易用性和稳定性，是确保档案管理成功的关键。