自建档案软件需要遵循以下步骤：
需求分析
确定档案管理的需求，包括档案的类型、数量、访问频率、安全性要求等。
分析现有的档案管理流程，找出可能存在的痛点和改进空间。
硬件和软件准备
评估所需的硬件资源，如服务器、存储设备、网络设备等。
选择合适的操作系统和编程语言，常见的档案管理软件后端可以使用Java、Python、.NET等。
设计数据库
设计数据库结构，包括档案的基本信息、分类、标签、权限等。
考虑使用关系型数据库（如MySQL、PostgreSQL）或非关系型数据库（如MongoDB）来存储数据。
开发前端界面
设计用户友好的前端界面，方便用户进行档案的创建、查询、编辑和删除操作。
前端技术可以选用HTML、CSS、JavaScript及其框架（如React、Vue.js）。
实现业务逻辑
编写代码实现档案的增删改查功能。
实现用户认证和权限管理，确保档案的安全性。
集成第三方服务，如OCR（光学字符识别）用于扫描纸质档案转换为电子格式。
测试和优化
进行功能测试，确保所有功能正常运行。
进行性能测试，优化系统响应速度和稳定性。
进行安全测试，防止数据泄露和未授权访问。
部署和维护
将软件部署到生产环境，选择合适的服务器和网络配置。
定期进行系统维护和更新，修复漏洞和添加新功能。
提供用户培训和技术支持，确保用户能够熟练使用软件。
选择合适的工具
可以考虑使用现有的开源档案管理软件作为基础，如DigiDoc、OpenDoc等，进行二次开发和定制。
如果需要更高级的功能，可以考虑使用专业的档案管理解决方案，如泛普软件、润普档案管理系统等。
数据迁移和备份
如果已有大量纸质档案需要数字化，需要使用OCR技术进行转换，并确保数据迁移的准确性和完整性。
定期备份档案数据，以防数据丢失。
合规性和认证
确保软件符合相关法律法规和行业标准，如ISO 27001等。
如果需要，可以申请相关的安全认证，提高用户信任度。
通过以上步骤，你可以自建一个满足需求的档案管理系统。建议在开发过程中充分考虑用户体验和系统安全性，以确保软件的有效性和可靠性。