电子文件是指 在数字设备及环境中生成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。它们包括文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息，并且依赖计算机等设备进行阅读、处理和传输。电子文件的生成、存储和传输过程完全基于数字技术，这使得它们在信息记录和管理方面具有与传统纸质文件不同的特点和优势。
电子文件的主要特征包括：
数字格式：
电子文件以二进制数字代码形式记录和表示信息，依赖于计算机等数字设备进行制作、存储、传输和处理。
存储载体：
电子文件可以存储在磁带、磁盘、光盘等数字存储介质中。
传输与共享：
电子文件可以通过通信网络在计算机之间进行传输和共享。
内容组成：
电子文件通常包含内容、结构和背景三个要素，分别指文件中所包含的信息、信息的组织方式和表达方式以及文件所处的环境。
电子文件的管理和保存需要遵循相关的法律法规和技术标准，以确保其真实性、完整性和可用性。这些标准包括《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）等。
总的来说，电子文件是现代社会信息化背景下不可或缺的信息记录和管理工具，它们在提高工作效率、促进信息共享和保存历史记录方面发挥着重要作用。